Se perguntarmos para a maioria das pessoas se elas gostam de viajar, talvez a resposta na sua grande maioria é que sim. Por isso vou usar essa preferência nacional para exemplificar e explicar o conceito de orçamento.
Imagine suas férias chegando daqui há quatro meses, e você no final de semana resolve pensar e planejar o que fazer….. Até o momento não tem nenhuma ideia ainda para onde ir. Apenas sabe que terá R$ 11.000,00 de recursos disponíveis até a data da viagem.
Aí você visita sua imaginária “lista de sonhos” e resolve pensar na sua tão sonhada viajem para a Itália. O primeiro passo é ver quanto está o preço da passagem aérea. Você entra em um site de busca, e encontra uma promoção de passagem para Roma por 800 Euros; com aquele tentador anuncio: “só até domingo”. Você se anima, e começa a ver os destinos que gostaria de conhecer ao redor e seleciona 5 cidades interessantes em um raio de 300 km.
Abre uma planilha em excel e começa a relacionar os gastos estimados para uma viagem dos sonhos -20 diárias em hotel 4 estrelas, com café da manhã, 20 almoços, 20 jantares, 20 diárias de carro alugado, 20 euros por dia para itens diversos…… Logo chega na seguinte relação e total.
- 800 – Passagem aérea
- 000 – 20 diárias de 100 euros
- 600 – 40 refeições de 15 euros
- 000 – 20 diárias de locação de carro de 50 euros
- 400 – de extras.
TOTAL = 4800 Euros – (4800 x 4,75 = R$ 22.800,00)
Percebe que a soma total superou em muito seu orçamento, e que esses valores são bem acima das suas possibilidades. Porém sua vontade de conhecer a Itália é tão grande que você começa a pensar em possibilidades para ajustar o plano, em suas condições.
De forma inteligente, começa a criar um planejamento estratégico, começa a pensar em soluções para baratear a viagem, sem perder a qualidade e viabilizando o plano de acordo com o recurso disponível.
Reduz 4 dias do passeio, corta uma estrela dos hotéis, decide alugar o carro por apenas uma semana, e a versão 2 do orçamento fica.
- 800 – Passagem
- 280 – 16 diárias de 80 euros
- 480 – 32 refeições de 15 euros
- 350 – 7 diárias de locação de carro de 50 euros
- 400 – de extras.
TOTAL = 3.310 Euros – (3.310 x 4,75 = R$ 15.722,50)
Ainda assim, com o valor bem acima do disponível você resolve ligar para alguns amigos e ver se não estão dispostos a embarcar nesse plano com você…. Sabe que se pelo menos um topar, vai reduzir o gasto com hotel e o valor do carro pela metade.
Depois de algumas ligações e um “bom papo de vendedor” consegue convencer uma ótima companhia. Seu orçamento cai 815 euros (metade do hotel e metade do aluguel do carro) e seu orçamento na versão 3 fecha em R$ 11.851,25 (2.495 euros).
Ao ver o novo valor, menos de 10% acima da verba disponível, topa ir para a Itália com o compromisso de economizar um pouco na comida e nos extras. A decisão é tomada e o plano de ação é colocado em andamento. Porém, isso não garante que é exatamente esse valor que será gasto no final do passeio. Isso é só um orçamento. Uma previsão de gastos de acordo com um plano.
Durante a viajem será necessário um acompanhamento de perto dos gastos diários, para não correr o risco de estourar o orçamento. Ainda, daria para ser eficiente nas pesquisas de hotel e aluguel de carro, para conseguir boas opções por um valor menor do que o orçado. Isso faria com que sobrasse dinheiro para outras coisas, ou mesmo para uma próxima viagem.
No processo orçamentário é comum também as pessoas esquecerem de colocar no orçamento alguns itens. Na Itália, por exemplo, a gasolina e pedágio são bem caros. Além do estacionamento que é pago em qualquer lugar.
O orçamento ainda conta com os conceitos do fluxo de caixa, que seria a sequência de entradas e desembolsos dentro de datas diferentes. Nesse exemplo, o turista poderia ganhar alguma folga no prazo de desembolso, se optar por dividir à passagem e a hospedagem em 10x sem juros no cartão. Isso ajudaria a ganhar mais tempo para desembolsar o dinheiro, dando a chance de o turista ficar com o recurso financeiro entesourado para eventuais imprevistos.
Percebam: Esse exemplo de se fazer o orçamento para se decidir uma viagem, pode ser considerado como uma analogia ao que acontece nas empresas. Sair “comprando a passagem” sem calcular previamente e detalhadamente todos os itens, poderia ter sito desastroso e praticamente inviável. A versão 1 do orçamento era aproximadamente 50% maior que a versão 3, com os ajustes e análises feitas.
No entanto, o que temos visto por aí no mundo empresarial, são empresas partindo para “suas viagens” sem orçar ao menos quanto vai custar o básico. Sair fazendo, sem planejamento e orçamento, pode ser perigoso. A probabilidade de dar errado é muito alta.
No mundo empresarial, não podemos contar com o acaso. Nos dias de hoje, ter o pé no chão e fazer tudo pensado e calculado já tem certo risco, pois as variáveis externas fogem do nosso controle. Pensem nisso….. sabemos ainda que imprevistos acontecem e nem sempre dá para contornar. E na Itália, convenhamos, tentar economizar com comida é quase impossível.
Prof. Me. Giovanni Colacicco – eConexão